Interrogé dernièrement dans le cadre de la mise à jour d’un schéma directeur informatique, il nous a été demandé d’arbitrer entre différents projets informatique pour décider de les lancer ou non. Le « Go ? No go ? » est peut-être la question la plus fréquente et la plus importante qu’un responsable de projet (avec l’aide de ses collègues) va se poser avant de prendre en charge un projet, qu’il soit en approche projet « prédictive » ou agile. Est-ce la bonne formulation pour décider ou non de lancer un projet et quelles sont les autres variantes.

De nombreuses approches de gestion de portefeuille de projets estiment que le « Go ? No go ? » est un processus de prise de décision trop binaire, ce que l’on peut donc considérer comme une erreur. Quelques exemples de décision d’y aller pour un projet :

• Nous avons réalisé une bonne année, nous avons le budget, c’est le moment de nous lancer dans ce nouveau projet.
• Parmi la concurrence, il va y avoir une nouvelle offre plus performante que la notre. Et si on avançait notre lancement de projet de quelques mois ? Cela nous permettrait d’aborder cette concurrence dans de bonnes conditions.
• Avec de la marge supplémentaire ajoutée au planning, j’accepte d’embarquer dans mon projet les futures demandes du marketing non exprimées à ce jour, et je lance mon projet en l’état.
• Et si on découpait le projet en s’arrêtant à mi-parcours pour faire un petit état des lieux sur les nouveaux besoins, avant d’entamer la deuxième phase et limiter les risques ? On lance de suite le projet et on laisse ainsi les idées se mettre en place et se préciser et on continue après avec de bonnes visibilités sur les fonctionnalités à offrir et à ajouter à notre projet.
• Les conditions du projet sont proches de mes limites en gestion de projet et des connaissances techniques de l’équipe. Je décide de partir avec un consultant plus expérimenté, qui en plus connaît bien cette nouvelle technologie. Je l’engage contractuellement jusqu’à la fin estimée de mon projet.

Du point de vue gestion de projet, le « Go ? No go ? » est souvent une erreur, voire un danger. En effet, si au vue des conditions internes et externes au projet, un décideur ou un chef de projet choisit la réponse « Go », il part et lance son projet avec le sentiment que le déroulement pourra se réaliser dans son intégralité suivant le plan initial. En clair, il se met des œillères, et aura du mal à changer de plan de projet si les conditions sont différentes des prévisions.

Les nouvelles approches de gestion de projet, et en particulier l’agilité, proposent donc une variante : « Start / Continue ». L’expérience sur les nombreux projets nous a fait comprendre à quel point il est important de toujours rester méfiant vis-à-vis des prévisions initiales d’un projet et d’avoir un plan B, voir C, D…

Avant le lancement, le chef de projet doit analyser tous ses paramètres projet et conclue que le lancement du projet est possible. La prochaine réflexion se fera une fois le projet lancé, à savoir si celui-ci peut se poursuivre jusqu’à destination suivant le plan projet initial, ou s’il y a nécessité de se dérouter, c’est à dire, modifier le périmètre, les délais, le budget, l’équipe… Ainsi, le chef de projet n’arrête pas le processus de prise de décision une fois le projet lancé. Il sait que les conditions lui permettent dans un premier temps de démarrer son projet, et il affinera l’analyse une fois lancé afin de répondre à la seconde interrogation : « Continue ? ».

Conclusion

Ces stratégies de conduite de projet, basées ou non sur les approches agiles, demandent un peu d’expérience (avant de se lancer dans des prises de décisions complexes), de jugement et bien sûr nécessite de la préparation en amont. Elles n’excusent en rien les mauvaises prises de décisions ou les comportements du genre « On va voir ce que ça donne une fois le projet lancé ou les premières livraisons effectuées ». Un projet ce n’est pas binaire, il faut savoir ajuster son pilotage et ses décisions tout le long de son déroulement, et jusqu’à la fin, pour bien le finaliser.

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