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GreenIT – Les impacts écologiques de la dématérialisation des documents

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Sur le chemin d’un numérique responsable et soutenable, la dématérialisation des documents est-elle forcément écologique ? C’est la question que je me suis posée avec les participants à une formation autour des projets de dématérialisation.

Voici quelques éléments pour bien comprendre quand un projet de dématérialisation est écologique.

Quels sont les éléments impactant dans une dématérialisation des documents

Eléments impactant (au sens environnemental) liés aux usages métiers de la dématérialisation des documents :

  • Accès à l’information : nombre de recherches (voir : L’impact environnemental des moteurs de recherches)
  • Envoi d’email avec pièces jointes (entre 17 et 30 grammes équivalent CO² pour un mail avec 1Mo en fichier attaché)
  • Travail documentaire séquentiel
  • Envoi d’email en copie « à la terre entière » 
  • Trop de versions de documents
  • Resaisies dans l’application métier de données existantes
  • Imprimer systématiquement des emails et autres documents
  • Faire imprimer les documents par un tiers “on déplace le problème chez le client”
  • Trop de validation et trop de signatures
  • Travailler avec trop de support

Eléments impactant liés à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) ou de dématérialisation :

  • Sous-utiliser un support de stockage
  • Architecture de serveurs physiques non virtualisés
  • Gestion de la dématérialisation en silo : 1 application métier avec 1 GED
    • 1 GED courrier
    • 1 GED RH
    • 1 GED fournisseur
    • 1 GED client
    • etc.
  • Accès On-line systématique pour consulter les documents (voir : Les « neutralités carbone » des entreprises du numérique)
  • Garder et sauvegarder tous les documents sans limites de temps
  • Multiplier les équipements participants à la dématérialisation :
  • Pas de dé-commissionnement des applications et serveurs obsolètes
  • Solution de dématérialisation imposant une version d’OS récente pour les utilisateurs ou client
    • Exemple 1 : imposer Windows 11 pourrait :
      • Entraîner l’obsolescence de 240 millions de PC  dans le monde
      • Entraîner 14 milliards de tonnes de terre excavée pour fabriquer les nouveaux PC
    • Exemple 2 : imposer l’usage de la 5G pourrait :
      • Entraîner 1,4 Milliards Kg Eq. CO² pour les smartphones en France et 21,9 Milliards de litres d’eau (source : greenit.fr)
  • Faire appel à un prestataire ou une équipe de consultants distants
    • Exemple : un projet ayant lieu dans les DOM-TOM faisant appel à un prestataire se trouvant dans l’hexagone et faisant plusieurs allers / retour par avion pour le projet de dématérialisation
  • Solution faisant appel à de l’IA fortement énergivore et consommatrice d’eau dans sa phase d’apprentissage (pour aller plus loin )

Quels sont les gains écologiques de la dématérialisation ?

Eléments permettant de réduire l’impact écologique liés aux activités métiers autour des documents dématérialisés :

  • Simplifier les validations et signatures
  • Indexation et moteur de recherche optimisé
  • Réduction des déplacements et de l’usage des véhicules de transport
    • Réduction des déplacements de documents
    • Réduction des déplacements des collaborateurs pouvant travailler à distance sur les documents
    • Réduction des déplacements des clients avec les services en ligne
  • Réduire les durées de conservation des documents, élimination du stockage inutile
  • Réduire la taille des bâtiments réservés à l’archivage physique
  • Réduire l’usage de l’impression et du papier
    • Réduction de la consommation de papier
    • Réduction de la consommation d’encre
    • Réduction du nombre d’équipements d’impression

Eléments permettant de réduire l’impact écologique lié à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) :

  • Adapter le SI aux durées de conservation
  • Optimisation des ressources système et numérique
  • Solutions transverses (GED d’entreprise et non verticale)
  • Architecture virtualisée VM
  • Emails ou solution collaborative sans attachement de documents
  • Purge de données
  • Mutualisation des solutions et offres de services uniques pour plusieurs organismes (portail unique par thématique)
  • Monitoring

Les axes d’amélioration notables pour une dématérialisation réellement écologique

En partant des informations ci-dessus et en se basant sur les dernières études d’impacts du numérique (source : numerique-au-bureau-jusqua-60-de-notre-budget-annuel-soutenable), on peut identifier des pistes d’actions prioritaires pour les projets de dématérialisation des documents :

  • La fabrication des équipements des utilisateurs contribue majoritairement à l’épuisement des ressources abiotiques. Il faut donc continuer à réduire le taux d’équipement et allonger leur durée de vie. Un projet de dématérialisation doit veiller à ne pas entraîner l’ajout d’équipements de type écrans, ordinateurs, scanners… ;
  • La consommation d’électricité de l’infrastructure (centres informatiques, cloud et réseaux) représente 81 % de la dépense énergétique globale (en énergie primaire). Elle induit des impacts tels que les radiations ionisantes, l’épuisement des ressources fossiles et l’émission de particules fines (surtout en dehors de la France). Il faut donc réduire la consommation électrique de l’infrastructure (et donc écoconcevoir les services numériques pour utiliser moins de serveurs et de réseaux) ;
  • La téléphonie et les impressions sont des domaines à faibles impacts environnementaux (comparé aux autres domaines). La dématérialisation doit tout de même permettre d’agir fortement sur cet axe, en diminuant la quantité du papier consommé chez toutes les parties prenantes du projet.

La compilation des plans d’action individuels des organisations qui ont participé à la 9ème édition du Benchmark Green IT fait ressortir 4 actions prioritaires, vos projets de dématérialisation doivent les appliquer :

  1. Réduire le taux d’équipement par utilisateur et notamment éviter le 2ème écran, surtout s’il est de technologie LED/OLED ;
  2. Allonger la durée de vie de tous les équipements (sans oublier l’infrastructure) en systématisant le réemploi plutôt que le recyclage des équipements fonctionnels ;
  3. Réduire les kilomètres des collaborateurs DSI et prestataires en favorisant le télétravail et mettant en place un Plan de Mobilité (PDM), et en évitant de faire appel à des consultants qui se déplacent en avion pour participer à vos projets ;
  4. Ecoconcevoir les services numériques pour réduire les impacts associés à l’utilisation en réduisant le nombre de serveurs et la quantité de “réseaux” nécessaires. (un guide et des informations ici)

Conclusion

La dématérialisation apporte des gains d’argents, de temps, et d’espace, mais pas nécessairement des gains écologiques. Cependant, il est possible de faire en sorte d’apporter des gains sur cet axe écologique, si le projet mis en œuvre fait une étude d’impacts et travaille sur les axes d’améliorations clairement identifiés à ce jour pour le domaine du numérique.

 
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Libérer et exploiter les données qui sont emprisonnées dans vos documents

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MSI.nc, avec la solution ABBYY FlexiCapture, a pour objectif d’offrir un moteur d’analyse de classe mondiale pour libérer les données qui sont emprisonnées dans des documents semi-structurés (factures, bons de commande, bons de travail, bons d’expédition, relevés bancaires, documents d’identités…) et des formulaires.

FlexiCapture fournit des outils puissants pour intégrer des étapes personnalisées et des modules externes, ainsi que des flux de travail personnalisables à l’aide de scripts, de sorte qu’il s’adapte parfaitement à la façon dont chaque organisation travaille.

ABBYY FlexiCapture est un logiciel d’imagerie documentaire et d’extraction de données extrêmement précis et évolutif qui transforme automatiquement les documents de n’importe quelle structure, langue ou contenu en données utilisables et accessibles prêtes à l’emploi.
Grâce à une classification intelligente à auto-apprentissage et à des technologies de reconnaissance de pointe, FlexiCapture peut remplacer les processus manuels sujets aux erreurs par une classification et une capture automatique des données présente dans les documents.

Ainsi, plutôt que d’avoir un humain qui saisit manuellement les données d’un formulaire de commande ou de facture dans un système financier, l’objectif est d’accélérer le processus en collectant automatiquement les données et en les transmettant électroniquement au système métier.
Flexible et personnalisable, FlexiCapture peut gérer pratiquement tous les scénarios de traitement de documents et peut être adapté aux flux de travail et aux réglementations de toute entreprise.

MSI.nc l’a déjà mis en place sur du traitement de factures fournisseur, du dossier de déclaration en Douane, des dossiers juridiques, des documents d’identités client, du formulaire déclaratif…

Logo ABBYY FlexiCapture

Acquisition et entrée de documents

Poste de travail de type scanner

FlexiCapture Scanning Station permet une numérisation facile avec n’importe quel périphérique compatible TWAIN, ISIS ou WIA et est disponible en version client léger et client lourd. La station de numérisation comporte des profils de numérisation qui permettent de définir des paramètres prédéfinis pour les applications à appliquer à des lots spécifiques. Lors de la numérisation d’un nouvel ensemble de documents, l’utilisateur n’a qu’à choisir le bon profil dans un menu déroulant.

Acquisition depuis un dossier partagé et un serveur de fichiers

FlexiCapture permet d’importer et de traiter des fichiers et des images PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP et autres formats depuis un dossier local, un dossier partagé ou des documents reçus via un portail ou par courrier électronique. Il est donc possible de traiter des documents déjà existants au format numérique.

Traitement et amélioration de l’image

Les images préchargées ou numérisées peuvent être améliorées avant le traitement à l’aide de fonctions telles que la rotation, le redressement, le masquage de données sensibles, etc.

Format de document en entrée de FlexiCapture
Format de document en entrée de FlexiCapture

Types de documents que vous pouvez traiter automatiquement avec ABBYY FlexiCapture

Il existe différents types de documents que vous pouvez capturer :

  • Des formulaires fixes – ce sont des formulaires qui ont un format fixe et qui ne changent pas très souvent (par exemple, formulaires d’enquête, formulaires de demande). Ils peuvent avoir été créés par votre entreprise ou un tiers. Si vous avez le contrôle sur la conception du formulaire, c’est très bien, car un document conçu pour la saisie automatique des données donnera de bien meilleurs résultats.
  • Des formulaires flexibles – ce sont des formulaires qui peuvent contenir la même base de données répétable, mais qui n’ont pas de structure fixe (par exemple Lettre de candidature, certificat d’essai)
  • Documents administratifs, commerciaux – il s’agit de documents dont le format peut varier, mais qui ont des champs de données communs que vous souhaitez capturer (par exemple, factures, bons de commande)

Reconnaissance des données

L’étape de reconnaissance comprend l’assemblage des documents, la classification ou identification du document, l’extraction du texte et des données et la validation automatique. Ces étapes sont exécutées simultanément en mode sans surveillance.

Assemblage automatique de documents multipages à partir d’un mélange de pages

FlexiCapture peut assembler automatiquement des documents de plusieurs pages. Cela peut reposer sur des séparateurs (pages blanches insérées entre deux documents), des compteurs de pages ou des algorithmes avancés de classification ABBYYY qui permettent la détection automatique des pages appartenant à des documents différents.

Classification automatisée par base d’images

  • Classification basée sur le contenu
  • Classification basée sur des règles
  • Toute combinaison de ce qui précède

Types de données pouvant être extraites par ABBYY FlexiCapture

AbbyyFlexiCapture peut extraire un certain nombre de types de données :

Texte d’ordinateur

Ce sont des caractères qui ont été créés et imprimés par un système informatique. Les résultats de la reconnaissance optique de caractères (OCR) sont généralement très bons.

Écriture manuscrite

Il s’agit d’un texte qui a été écrit par un être humain. Tant que l’écriture manuscrite est placée dans des boîtes sans contrainte et écrite à l’encre noire, les résultats de l’OCR seront bons, mais une certaine vérification manuelle est inévitable.

Reconnaissance écriture manuscrite - FlexiCapture

Cases à cocher

Comme ci-dessus, mais les cases à cocher et les croix sont cochées dans les cases restreintes.

Reconnaissance case à cocher - Abbyy FlexiCapture

Codes à barres

Presque tous les formats de codes à barres peuvent être lus rapidement et de manière fiable. C’est un excellent moyen de relier rapidement un document à un enregistrement sur votre système d’entreprise.

Signatures/Images

Les signatures/images peuvent être facilement capturées à partir de régions spécifiques sur un formulaire ou un document.

Vérification

Vérification de groupe

La vérification de groupe pour les coches et les chiffres est appliquée à tous les documents sous la forme de projets de reconnaissance. Les chiffres identiques d’un lot de documents entier sont affichés ensemble.

Vérification champ par champ

La vérification des champs vérifie les champs de données un par un.

Vérification dans la fenêtre du document

Les résultats de reconnaissance de tous les champs de données requis sont simultanément visualisés et comparés à l’image originale. Les informations qui ne sont pas reconnues avec succès, comme le texte manuscrit ou les notes, peuvent être tapées manuellement dans les champs.

Exporter les résultats

Type export de données FlexiCapture
Type export donnée FlexiCapture

FlexiCapture offre plusieurs options d’exportation :

  • Fichiers de données : CSV, XML, Excel
  • Fichiers d’index Docubase
  • SharePoint
  • Bases de données compatibles ODBC
  • Tout système ERP et de workflow d’approbation des factures
  • Toute application externe grâce à l’utilisation de modules de scripts personnalisés

Administration et surveillance

Console d’administration et de supervision en mode Web

FlexiCapture inclut une console d’administration et de supervision en mode Web qui permet une supervision 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit. Un administrateur peut facilement gérer les droits des utilisateurs, vérifier les journaux d’événements, afficher des rapports standard ou générer des rapports de performance personnalisés.

Notifications et alertes par courriel

Les administrateurs peuvent choisir de recevoir des alertes par e-mail pour des événements importants, tels que des erreurs, des expirations de licence ou des limites de nombre de pages. Les administrateurs peuvent également être avertis de l’imminence d’un débordement de base de données, de l’épuisement de l’espace disque, des demandes de droits d’accès ou de l’échec de tentatives de connexion.

Options de personnalisation et d’intégration

Le logiciel d’imagerie et de reconnaissance de documents ABBYY peut être adapté aux flux de travail et aux scénarios de traitement individuels des entreprises. Les scripts, exécutés entre les étapes de traitement, permettent à FlexiCapture de modifier le traitement des documents pour répondre à pratiquement tous les besoins. Les scripts permettent d’étendre le workflow par défaut en l’activant :

  • Étapes de traitement sur mesure
  • Connexion à des moteurs OCR/ICR supplémentaires
  • Utilisation d’outils tiers d’amélioration de l’image
  • Utilisation de clients de vérification personnalisés
  • Connexion à la comparaison de signatures et à d’autres modules externes

En plus de ces options, l’API de service Web assure une intégration facile de FlexiCapture dans de nombreuses applications d’entreprise et flux de travail que l’entreprise peut utiliser.

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Valeur probante des copies numériques – établir une copie fiable, comment procéder pour détruire l’original papier ?

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Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?

Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?

J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?

Texte de loi

Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi

Quels sont les textes de loi en vigueur ?

L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.

L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.

Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?

Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?

Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED

  • Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
  • La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
  • L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
  • Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
  • La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
  • Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).

Copie fiableMais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?

Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?

Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.

Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.

MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !

 

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Protégé : Formation – projets de dématérialisation et de GED – Juillet 2022

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Présentation de Phraseanet – La photothèque ou la GED orientée photo, son et vidéo

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Phraseanet – Solution de gestion de vos médias numériques

Phraseanet est une solution dédiée aux organisations ayant besoin d’assurer la gestion, l’exploitation, le partage et la diffusion de leurs fonds photo, vidéo et multimédia (audio, PDF, vidéo…). Phraseanet fait partie des solutions de DAM (Digital Asset Management) de gestion de photothèques et médiathèques et est une solution Open Source.

Phraseanet est l’une des rares solutions autrefois propriétaire, à avoir fait l’objet d’un passage en Open Source: Sous licence GPL v3, Phraseanet est une solution aujourd’hui librement téléchargeable !

Fortement implantée dans les collectivités locales, les groupes, les universités, utilisée par la quasi-totalité des chaînes de télévision françaises, Phraseanet est une solution de référence du marché. Cette solution est également implantée en Nouvelle-Calédonie et a servi à couvrir les jeux du Pacifique en 2011.

Interface de la photothèque Phraseanet

Interface de la photothèque Phraseanet

Les fonctionnalités de Phraseanet

  • Accès instantané aux bases à partir d’un navigateur web standard.
    • Multi plate-forme, Linux, Windows et Mac.
    • Multilanguage: Français, Anglais, Allemand…
    • Nombre illimité d’utilisateurs et de collections.
  • Solution livrée avec un accès à plusieurs interfaces:
    • un thésaurus, une application de statistiques, une interface collaborative pour partager des avis sur des documents….
    • Gestion fine des droits des utilisateurs et des documents
      (filigrane, statut,…).
  • Recherche simple full TEXT et thesaurus, recherche avancée.
  • Publication et partage :
    • Publications sur des sites externes et réseaux sociaux, API…
    • Mise en place de flux de validation, publication et gestion des actualités, partage hors application (Twitter, Facebook, WordPress…)
  • Reporting :
    • Statistiques, connexions des utilisateurs, téléchargements réalisés, questions posées…

Upload et partage de médias

La solution dispose des fonctionnalités de gestion des médias, avec : l’upload multiple de médias, la gestion des métadonnées et de thésaurus associés au média, la recherche avancée (basé sur le moteur d’indexation ElasticSearch), l’édition en ligne, la visualisation sous plusieurs formes (mosaïque, liste, zoom), le support des normes EXIF et IPTC, l’historique de modifications et des accès au média, la gestion de paniers de médias, la sélection multiple, la gestion fine des téléchargements et diffusions, la publication par email (visualisation directe des photos, reportages et vidéos directement l’émail sans avoir besoin de se connecter à Phraseanet), par FTP.

A qui s’adresse Phraseanet ?

Phraseanet s’adresse à toutes organisations (entreprises, groupes industriels, chaînes de télévision, groupe de presse, médiathèques, associations), aux collectivités (Mairies, Conseils Généraux, …), photographes, agences de photo, professionnels de la presse, du tourisme ayant besoin de gérer des médias.

Des organismes prestigieux figurent parmi les utilisateurs, par exemple TF1, France Télévisions, Canal+, TF6, LCP, RTL, les Mairies de Paris, Nice, Toulouse, etc.

Quelques références Phraseanet

Quelques exemples de références Phraseanet :

Les liens utiles pour Phraseanet

MSI.nc vous accompagne

MSI.nc vous accompagne sur vos projets de GED et de DAM en apportant une assistance sur :

  • Les choix d’organisation de vos collections de médias
  • Le paramétrage de votre solution de gestion
  • Les formations vers les différents utilisateurs de la photothèque

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